I anledning af firmaets 5-års fødselsdag, har jeg fået ansvaret for at arrangere hele baduljen. Det bliver en kæmpe dag med liveseminarer, online streaming af seminaret og fest for alle medarbejderne til sidst.
Derfor kan man vist roligt sige, at det er en større eventplanlægning jeg skal i gang med – og til det bliver jeg simpelthen nødt til at få skaffet mig et online tilmeldingssystem. Eventet skal planlægges så det er delt op i 3 segmenter, der skal tilmeldes på hver deres måde.
- Første segment til eventet er for de fysiske gæster, der kommer til fødselsdagen. Disse gæster skal tilmeldes som deltagere og vælge hvilke kurser de vil deltage i, samt hvad de vil have at spise på dagen. Desuden, skal der kunne sendes ændringer og notifikationer til dem hurtigt og effektivt, i tilfælde af at der opstår aflysninger eller ændringer i tidsplanen. Jeg forestiller mig, at dette enten skal kunne gøres via sms eller e-mail.
Selve tilmeldingen til eventet, skal selvfølgelig foregå online, så vi kan markedsføre eventet online, og så deltagerne og deres oplysninger er nemmere at holde styr på. - Andet segment til eventet er de online gæster, der skal se livestreamen af seminaret – hvilket gør det til et webinar. Her skal der være styr på hvem de er, og hvad deres kontaktoplysninger er. På den måde, kan vi sende dem links til de webinarer, de er tilmeldt på eventdagen. Bagefter, kan vi selvfølgelig også sende dem uddybende materiale, samt ringe dem op for at høre om vi kan hjælpe dem i vores forretning. Desuden, kan vi også sende disse notifikationer om ændringer eller oplysninger om deres kurser helt op til eventdagen.
- Tredje og sidste segment er vores egne medarbejdere, der skal slutte dagen af med et brag! Eventet slutter kl. 15, og kl. 19 skal folk være klar til et brag af en fest, med spisning, underholdning og party på en endnu hemmelig lokation. Her skal der være styr på hvor mange der rent faktisk kan komme med til festen, annoncering af underholdningen (når vi finder den) og hvor mange skal overnatte på hotellet, som vi har booket i forbindelse med festen.
Derfor får jeg rigeligt at se til, når det her event skal planlægges.
Heldigvis er eventplanlægning min farce, og jeg har allerede mange af ideerne i hovedet, som i kan høre. De skal bare ned på papir og føres ud i livet.
Som I nok kan høre, bliver eventplanlægningsværktøjet og tilmeldingssystemet hele rygraden bag fødselsdagen, og det bliver derfor også har, jeg kommer til at have størst fokus under planlægningen af eventet. Min erfaring med planlægning af events – og firmaevents for den sags skyld – er at des bedre du er til at planlægge og udnytte værktøjerne du bruger, des bedre og lettere kommer eventet også til at forløbe på dagen. Derfor, står der udelukkende “event planlægning” i min kalender fra nu af, og de næste 2 måneder frem!